ご紹介、オフィスの無駄を減らす整理収納4つの方法

「〇〇さん、そこに資料あるんだけど取ってくれない？」

「いえ、ないですけどどこにあるんですか？」

「あれ？ここに置いたはずなのに何でないんだろう」とついイライラしながら思い当たるところを探しようやく見つけた頃には、「もうこんな時間だ。」

と一度は、皆さんも時間のロスを感じたことがあるのではないでしょうか。

今日のブログは、探し物でついイライラしてしまう人や自分は分かっているけど他の人が見るとどこに何があるのかわからないという方に向けて、簡単にできる整理収納のポイントについてまとめました。

【この記事は、こちらの方におすすめ！】

・自分にしか分からない置き場所になっている

・探し物にイライラしてしまう

・「整理が大切なことはわかってはいるけど、結構面倒だしな」と後回しにしている

・ムダな時間を減らしたい

・どうやって整理したらいいか分からない

この記事を読むと、整理収納をすることで時間のムダをどれだけ減らせるのかがわかります。

そして、実践していただくことで、誰もが見てわかる状態になりますので無駄な動きが減り時間を上手に使うことができますよ。

【探し物にどれだけ時間をかけているのか知ろう！】

それではまず、オフィスの整理収納ポイントに入る前にどれだけ探し物に時間をかけているのか、以下２種類の記事をご紹介いたします。

1つ目、ビジネスをされている人は”探し物で年間150時間使っている”というPresident記事です。

2つ目、大手文具メーカーコクヨが週5日以上、紙書類を探している1,031名を対象に探す行為に関する調査をされています。その記事はこちら

いかがでしたか？

恐らく皆さんも聞いたことがあると思いますが、ここまで時間を費やしていることはあまり知られていないかもしれません。

よく考えてみると、人は年間150時間探し物に費やしているということは、日数になおすと約6日間探しまわっていることになります。

まだ自分だけが探しまわるなら良いかもしれませんが、今は交代出勤や在宅ワークなど様々な働き方をされている人がオフィスにはおられると思います。

そうなると、他の人も探し物に時間を掛けてしまうのでこんな非効率なことはありませんよね。

しかし、このブログをご覧の方は、以下ポイントを実践いただくだけでこの時間を減らすことができます。

あなたならこの時間何に使いますか？

【オフィスの整理収納のポイント3つ】

ポイント１：足元に物を置かない

すぐ使うからとつい、物を床に置いていたりしませんか？

オフィスの綺麗さを保つためにも絶対やらないほうがいいですが、実はそれだけではないのです。

いつ何時くるかわからない震災の時、自分が隠れる場所の確保も必要ですし、いざ避難する時にも床にモノがあると逃げ遅れの原因にも繋がってしまいます。

私は4年半、消防士として建物の検査をしていた時もありました。その時も見るところは、そういう点もお伝えさせていただいておりました。

全体的にオフィスにモノが多い場合は、まずは必要なモノそうでないモノに分けることも大切ですが、床にモノを置かないことを少しずつでもやってみてください。

ポイント2：机の上に物は置かない（どうしても置きたい書類は、縦てる）

続いてのポイントは、机にモノを置かないです。

こちらもすぐに使うかもしれないと、机の上に置いていたりしませんか？

気づいてみるとこのような感じになっていたり。。。

本来は、机の上に物を置かないことが望ましいのですが「そうもいかないんだよな」という人も多いはずです。

その場合は、書類は横向きに置かず必ず縦て置きましょう。

よく耳にすることも多いと思いますが、処理中や未処理のBOXを作っておき、そこに入れておくと仕事もしやすいですよね。後は、新しい書類は左から入れていくように自分でルール化ると、右側から古い順に並ぶのでどれを早く終わらせないといけないのかが分かり管理がしやすくなります。退社時には、BOXごと机の引き出しに戻す。

そうすることで手間も時間もかかりません。書類は縦て置き、出したものは必ず戻す。

今すぐにでもできるので、おすすめです！

ポイント3：物を置く位置を決めておく

結構よく目にすることですが、個人が把握しているため抱え込む量が多くいざ必要となった時に、探し物に時間がかかってしまうというところです。

そうならないために、物を置く位置を決め（定位置管理）、何をいくつ置いているのか名前を書いておく（ラベリング）と誰もが見て分かりやすく、管理しやすくなります。

どこに何をしまっているのかさえ皆で分かるようにすれば、誰が休んでも異動してきても探し物に時間をとられることはありません。

ただ、オフィスの全員が「出してすぐ戻す人」であれば、毎日の意識で変わりますがそうでない人もいるかと思います。

その場合は、責めたりせずどうすれば全員が元に戻せるのかを考えることが大切です。

仕事終わりのチャイムが鳴る3分前に全員で、出したモノをを戻す作業をすることもできますし、どうしても忙しくて片付けられない人がいる時は、誰かが戻してあげることも方法の一つです。棚ごとに色を変えてみたりと色々工夫できるはずです。

楽しみながら取り組んでみてください。

【データ保存時のポイント】

ポイント4：データ保存のルールを決める

「うちはデータで保存してるんだけど、退職者のデータっていつまで残したらいいの？」

弊社の代表が以前、お客様からいただいた質問です。

みなさん、意外に困っていることだとお聞きしました。

答えは、全て一眼には言えませんがデータの保存期限が決まっているならそれに従う。

そうでない場合は、いつまで残したほうがいいのかを皆で話し合い、ルールを決めておく必要があります。

残しておく時も先ほどのポイントと同じく、年代別やタイトルを記載し、どこに何を残しているのかがわかるようにしておきましょう。

【まとめ】手っ取り早くオフィスを綺麗にしたい方へ

いかがでしたでしょうか。

ペーパーレスの時代でもあるので、紙で残している企業もあればデータで残している企業もあります。どちらにせよ、どこに何を残しているのかは、誰もが見てわかるようにしておいたほうがいいですよね。

ただ、「忙しくてその時間がないよ」という方や「オフイスの整理収納ってよく聞くけど、わからないし一度プロに見てもらいたいんだよな」という方におすすめなのが弊社、アプロサクセスです。

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