【オフィスの環境改善】某子供服メーカー様 作業前講座編



この度の豪雨で、熊本県を中心に九州南部など

被災された皆様に心からお見舞い申し上げます。


まだ行方不明の方もいらっしゃるとのこと、

一刻も早く救助されることをお祈りしています。






毎日毎日、すごい雨ですね。

今朝早朝は激しい雨と雷の音に目が覚めました。


いくら梅雨とはいえ、降り方が凄すぎて怖いですね。

皆様もどうかお気をつけてお過ごしください…!



さて、先日の月曜

7/6にオフィスの環境改善サービスを

ご依頼頂いた企業様のもとへ

作業前講座に行って参りました。

今日はそのレポートをお届けいたします!



【ご依頼詳細】




【講座日程 / 担当アドバイザー】

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・日時:2020年 7/6(月) 13:00 ~ 15:00

・担当アドバイザー:程野アドバイザー=================================================== 




今回の企業様は、

・ファイルの整理、管理

・データ化


というところに大変注目されていて、

オフィスの環境改善をする上で一番必要なところ

とのことから、

これらに的を絞った話で

講座を進めさせていただきました。



担当アドバイザーは

ITに強く、ファイルのデータ化などは特に得意分野である

程野アドバイザーに担当頂きました。



作業前に講座を受けて頂くメリットは、

具体的にどんな行動をするとよいのかが見えてくる、

ということです。



いざ整理しよう、作業しようとしても

漠然として、頭の中が整理されていなければ

動作も非効率になってしまいますね。



講座を前もって受けて頂くのは

社員皆様の整理整頓に対する知識も広がりますし、

整理しよう!という意欲にもつながり

結果、

整理・整頓作業の効率アップにも繋がります。



続いて、事前ヒアリング等から

社内課題として挙がったのは以下。


☑社員が各自で書類やデータを管理している

☑社員各自のパソコンでデータを保管しているものが多い 

☑部門内および全体で書類・データを管理する基準が決まっていない

☑膨大に膨れ上がっているデータの保管場所をどこにするべきか

☑データにしたい書類をできるだけデータとしてスキャンする方がいいか

☑企画部門で資料になる書類やデータが多く、今後も増え続ける 



書類についてはある程度整理されていますが、

データに関してはあまり整理できていないご様子。



課題の洗い出しによって

どんなことが不足しているのか、

或いは必要なのか、どんなアクションが必要なのか

改めて知る良い機会になります。




解決方法として提案したことは以下。


◎部門ごとに書類やデータの整理・分類方法のルールを決める

◎部門間で共通する書類やデータに関して、整理する基準を決める

◎社内で複数の同じデータを作らないシステムにする

◎企画部門資料として使用するデータの保存方法、保存先を決める

◎スキャンしづらい資料の整理方法の提案



講座は、これらのことを踏まえて

具体的な内容に掘り下げ、

時には意見を出し合って頂きながら

1つ1つ順を追って丁寧にお伝えさせて頂きました。



講座では社員の皆さま熱心にメモを取ってくださり、

書類やデータ整理に対する関心の高さがうかがえました。



社員同士で意見交換をされることで、

データ共有の在り方を決める機会が作れたのではないか

と思います。



今回のセミナーを是非活かして、

書類・データ整理、オフィス改善を継続できる

仕組み作りを作っていきたいですね!

受講頂きました社員の皆様、

誠にありがとうございました!



次回は作業!実践です。

今回の学びを実践して社内に

ファイル、データ管理の良い流れを

作っていきましょうね!


担当講師の程野アドバイザー

お疲れ様でした!

またよろしくお願いいたします。




オフィスの環境改善サービスでは

オフィス内の整理整頓はもちろん

PC内のファイルの整理やデータ化などについても

ご相談承っております。

ご家庭からオフィスまで幅広く対応いたします。

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