オフィスを整理すれば業務効率が上がる理由とは






普段からオフィスがぐちゃぐちゃでどこに何があるのかわからない。

デスクは、常に資料が山積み。




そのようなオフィスをみなさんも一度は、ご覧になったことがあるのではないでしょうか。


「オフィスを整理したほうがいい。」


とはよく耳にしていても、表面的にただ整理すればいいと捉える人も多く、「整理する時間がない」、「どんな効果があるかもわからない」ということから、後回しにされている企業も多いはず。


今回は、そんな人になぜオフィスを整理するといいのか。

職場の環境を良くすることで、集中力が上がり自ずと業務効率もアップする、その方法をご紹介いたします。これならやらない訳には行かないですよね。





【目次】

1、なぜオフィスを整理するといいのか

2、業務効率が上がるオフィスの作り方

 ポイント1、物を出し”今必要な物を選ぶ”

 ポイント2、動線を考える

 ポイント3、デスクの足元や床に物を置かない

 ポイント4、物の置く位置を決めておく

3、まとめ 手っ取り早く専門家に相談したい方はこちら





1、なぜオフィスを整理するといいのか


海外では、何年も前から職場環境を非常に重要視しています。

個室があったり、広々とした空間に皆でコミュニケーションを取りながら進められるスペースがあったり、くつろげるスペースがあったり色々工夫されていますが、どのスペースも整えられており「どこに何があるのかわからない」はありません。

日本でも働き方改革が始まった頃から見直され、みなさんもご存知のトヨタを始め徐々にオフィスが変わってきています。

しかし、オフィスの整理収納はあまり浸透していませんよね。

そこで、なぜ”オフィスを整理するといいのか”お伝えいたします。

企業側に非常にメリットとなるのが、社員の集中力が上がるというものです。


整理することで、”気が散る物を遠ざける”ことができ、やらなければならない事に集中することができます。

集中力がアップすることで自ずと、業務の効率も上がりますよね。


また、探し物をする時間が減ることで本来取り組む仕事に没頭できたり、物の把握や資料を無くす恐れがなくなるなど、沢山のメリットがあります。

更に驚きなのが、オフィスを綺麗にすることが離職を防ぐ可能性も高いということです。

人事の方ならご存知かと思いますが、労働環境は退職理由の上位にランクインする項目です。

そのため海外の企業や資金力がある企業は、オフィスの環境を社員のために整えています。

とは言うっても、なかなか大きな資金を直ぐに費やすことができませんよね。

もっとコストを抑えてオフィスの環境を整える方法、それが先ほどメリットでお伝えした整理収納です。


多くの企業が実践している、整理収納。

「うちはまだやってないな〜」という企業があれば、是非実践してください。





2、業務効率が上がるオフィスの作り方


オフィスの整理収納をした方がいい理由を分かっていただけたかと思います。

では、次にどのように作るのかをご紹介いたします。


ポイント1、物を出し、今必要な物を選ぶ


整理収納は、今ある物を片付けるではありません。

まずは、物を全て出し、今必要な物と不要な物に分ける必要があります。

ここで不要な物に目が止まってしまうと、もう何年も触っていないのに「後で使うかもしれない」という失う物への執着が表れます。

そのため、失う物に意識するのではなく「今必要なものを選ぶ」ことに集中してください。

これは結構良いトレーニングになります。

普段から優柔不断な性格を何とかしたいなと思っている方は、決断力が上がる可能性も高いのでお勧めです。

もしオフィス全体で行うのが難しい場合は、個人のデスクやチーム、部門事でも十分良い効果を発揮するので試しに行ってみてください。




ポイント2、動線を考える


業務の内容によって、レイアウトを考える必要があります。

人数、業務量、物の量など、どうすればもっと効率よく動けるのかを考えて配置するといいでしょう。

綺麗にするのと同時に、機能面を考えたオフィスにすると無駄な動きが減るのでパフォーマンスも上がります。




ポイント3、デスクの足元や床に物を置かない


そもそも普段から足元に置いている時点で、直ぐに使わない物だと思いますので不要な物であれば処分もしくは、決められた場所に戻すことをお勧めします。

また、床に物があるだけで人の移動の妨げになってしまう場合もあり、効率が悪くなってしまいます。

もしもの震災や火災などがあった場合も、足元や床に物が置いてある状態は非常に危険です。

業務の効率を上げることも大切ですが、何かあった時に直ぐに避難できるオフィスにしておきましょう!




ポイント4、物の置く位置を決めておく


「この人に聞かないと、どこに何があるのかわからない」

この状況は、結構目にする光景だと思います。

個人が把握する量が多く、いざ必要となった時に探し物に時間がかかってしまいます。

そうならないために、物を置く位置を決め(定位置管理)、何をいくつ置いているのか名前を書いておく(ラベリング)と誰もが見て分かりやすく、管理しやすくなります。


どこに何をしまっているのかさえ皆で分かるようにすれば、誰が休んでも異動してきても探し物に時間をとられることはありません。

また、整理の基本的な考えとして「欲しい物にすぐアクセスできる」ことが重要です。

動線を考える時に、”欲しい物にすぐ手が伸ばせる”状態にしておきましょう。






色々とお伝えいたしましたが、手っ取り早くされたい方はまとめをご覧ください。


3、まとめ (手っ取り早く専門家に相談したい方はこちら)


いかがでしたでしょうか。

今回は、オフィスの整理収納を行うとなぜいいのか、業務効率を上げる方法をご紹介させていただきました。


「理由や方法はわかったけど、自分達で行うのはなかなかできない」

「やり方を専門家に教えてほしい」

という方にお勧めなのが、弊社アプロサクセスです。


ポイント1〜4もそうですが、もっと細かくお客様に合ったご提案を経験のあるアドバイザーよりさせていただきます。

表面的な理解では、結局整理収納をしても後に自分達で取り組むことができなくなってしまいます。

そのため、コンサルやセミナーを行い、皆さんができる状態にまでサポートさせていただいております。




経験豊富な整理収納アドバイザー1級の皆さんが、個人のお家からオフィスまで整理収納、お片付けのあらゆる「困った!」を解決いたします。

関西、特に大阪のお客様からお声を多くいただいていますが、遠方のお客様からもご依頼をいただいております。コロナ禍で心配な方は、オンラインでのコンサルも可能です。



是非一度お問い合わせください。

【ご相談はいつでもお気軽に】

アプロサクセスブログ

私たちは既婚女性をはじめ、すべての女性が自分らしく働くことを支援しています!